Tijdens intern onderzoek is gebleken dat het grootste knelpunt van contract- en projectmanagement samenwerken is. Helaas bestaat er geen handboek over goede samenwerking en zijn er geen handvaten die een goede samenwerking kunnen garanderen. Dit komt omdat een goede samenwerking van veel verschillende factoren afhangt. Zowel van objectieve, stuurbare processen als, minder stuurbare processen zoals gedrag en emoties.
Wel kan er voor gezorgd worden dat een samenwerking steeds beter kan gaan verlopen. Mr. Dean Kasiwaghi’s theorie die ‘the best value method’ wordt genoemd, zorgt voor een goede basis voor een goede samenwerking tussen verschillende partijen. Volgens hem moeten werken worden uitbesteedt aan experts. Experts kun je onderscheiden van niet-experts omdat experts hun werkwijze simpel kunnen uitleggen; ze kunnen gemakkelijk het verschil tussen hun eerdere projecten en het huidige project uitleggen; en ze kunnen in de toekomst kijken. Deze expert is de reden waarom jij je werkt uitbesteedt omdat deze persoon, of dit bedrijf het werk beter kan doen dan jij zelf. Als je hier niet in gelooft dan kun je het werk beter zelf doen.
Toch komt het vaak voor dat de opdrachtgevers zich te veel mengen in het uitbesteedde werk. Hierdoor kan de expert zijn expertise niet meer uitoefenen omdat hij rekening moet houden met de wensen van de opdrachtgever. Opdrachtgevers hebben de neiging om mee te beslissen met de keuzes die de opdrachtnemer maakt. Ze willen een vinger in de pap houden. Hierdoor worden projecten vaak vertraagd en wordt er vaak buiten budget getreden. Echter, dit is niet alleen van de opdrachtgever. Opdrachtnemers betrekken vaak de opdrachtgevers bij hun projecten omdat ze het graag goed willen doen voor de opdrachtgever. Hierdoor krijgt de opdrachtgever een te grote stem. Dit is slecht voor het project omdat de opdrachtgevers geen experts zijn.
In het beste geval heeft de opdrachtgever alleen een faciliterende rol. Dit bedrijf moet de juiste informatie verschaffen aan de opdrachtgever zodat hij of zij zijn expertise goed kan uitoefenen.
Ook heeft het project proces veel invloed op samenwerken. Dit is ook iets waar je vooraf goede afspraken moet maken door objectieve, SMART-doelstellingen te formuleren over hoe je gaat samenwerken. Doelstellingen die gemaakt moeten worden gaan over communicatie, escalatieschema’s, verzoeken tot meerwerk, tijdspad en een mijlpaalplanning. Door dit proces te blijven evalueren en verbeteren zal er uiteindelijke een optimaal samenwerkend team staan.
Helaas is er ook een factor waar geen invloed op uitgeoefend kan worden. Dit zijn de emoties en eigenschappen van de samenwerkende individuen. In een intern projectteam kun je dit goed op elkaar afstemmen, maar je weet nooit wat voor gedrag en eigenschappen een ander team bezit. Botsende eigenschappen kunnen funest zijn voor een project omdat er sociale conflicten kunnen ontstaan en een samenwerking kan in onbalans raken. Daarom is het van belang dat iedereen consequent zijn afspraken nakomt. Daarnaast is het van belang dat er zoveel mogelijk op objectieve informatie gestuurd wordt, zodat de beïnvloeding van emoties en eigenschappen zo laag mogelijk blijft.
Hieruit kan geconcludeerd worden dat de beste samenwerking, minimale samenwerking is. Je moet de expert zijn of haar werk laten doen en je niet willen meebeslissen met de wijze waarop de expert dit doen. Een vuistregel om aan vast te houden is 20/80 regel. Hierbij moet de opdrachtgever 20% input leveren in vorm van de juiste informatie verschaffen aan de opdrachtnemer, die 80% van het werk uitvoert. De opdrachtnemer moet ook niet onnodig om de mening van de opdrachtgever vragen. Dit verstoort alleen maar het project.
Daarnaast moet het samenwerkingsproces geoptimaliseerd worden door objectieve doelstellingen te zetten en deze te blijven evalueren. Als laatst moet er met gedragen en eigenschappen rekening gehouden worden omdat deze minder beïnvloedbaar zijn. Als je weet met wie je wel en niet goed samenwerkt, kunnen de juiste mensen aan elkaar gekoppeld worden.
Kortom: laat de expert zijn werk doen!
Wil je hier meer over weten, neem dan contact op en we leggen je onze methode uit.
