Wil jij ook de controle op je projecten houden en tevens ook kunnen loslaten. Zeker als je meerdere projecten tegelijk hebt lopen en je je aandacht moet verdelen. Moderne communicatiemiddelen zijn enerzijds gemakkelijk, anderszijds leiden ze ook tot een hoop ‘ruis’.

De theorie: ‘minder is meer’

Projecten kennen een initiatiefase, een voorbereidingsfase en een uitvoeringsfase. Het project is van haver tot gort doordacht en in de laatste fase is het slechts een kwestie van uitvoeren.

De theorie gaat ervan uit dat alles voorspelbaar is en er nooit sprake zou zijn van onvoorziene gebeurtenissen. Het overzien van 100% van de informatie is helaas een utopie. Juist in de uitvoeringsfase zal er sprake zijn van afwijkingen op het plan. Het flexibel inspelen en efficiënt communiceren op deze afwijkingen is de uitdaging voor elke contractmanager/ projectleider.

Efficiënt communiceren door wekelijks te rapporteren

Slimme en efficiënte communicatie in de uitvoeringsfase begint met het duidelijk formuleren van de uitgangspunten in een plan van aanpak. Een volledig plan van aanpak bevat de mijlpalen van de uitvoeringsfase, de budgetstructuur en zeker ook de kritische prestatie-indicatoren.

Door wekelijks de afwijkingen op het plan te rapporteren, blijft de opdrachtgever goed geïnformeerd. Zijn er geen afwijkingen dan wordt de klant hierover ook geïnformeerd. Om pro-activiteit te bevorderen, is alleen informeren niet voldoende. Het is noodzakelijk dat de opdrachtgever wekelijks teruggekoppeld of de ondernomen acties naar tevredenheid zijn uitgevoerd.

Het wekelijks rapporteren in de praktijk: administratieve last?

In de praktijk blijkt echter dat het bijhouden van een wekelijkse rapportage een administratieve last is.

Ten eerste zit dit in het bijhouden, opslaan, rondmailen, feedback opslaan en terugmailen van het document. In eerste instantie klinkt dit niet als een zeer zware administratieve last. Echter, wanneer er meer dan een project met een wekelijkse rapportage wordt gewerkt, betekent dit dat er per week heel wat uurtjes besteed worden aan het invullen en verzenden van het Excel-bestand.

Ten tweede wordt de administratieve last ervaren doordat de weekly als issuelijst wordt gebruikt. De intentie van het wekelijks rapporterenis het rapporteren van de afwijkingen op planning en budget van die week en de status van het afhandelen van de eerder gerapporteerde afwijkingen. Het gebruiken van het wekelijks rapporterenals issuelijst en het communiceren over micro-afwijkingen leidt tot micromanagement.

De oplossing van Pointer

De software van Pointer speelt in op het reduceren van de administratieve lasten bij het invullen van het wekelijks rapporteren. Het wekelijks rapporteren van Pointer staat op een centrale omgeving waar alle gebruikers te allen tijde toegang tot hebben. Hiermee wordt e-mailverkeer verminderd. Door de centrale en beveiligde locatie van Pointer ontstaat er veel minder ‘ruis’ in de communicatie.

Alles bij de hand

Een ander voordeel is dat er in de software ook gelegenheid is voor het uploaden van het plan van aanpak uit de concretiseringsfase. Zo heb je alle relevante informatie bij de hand waardoor de administratieve last vermindert.

Simpele structuur

De omgeving biedt een simpele maar volledige structuur voor het rapporteren van ongewenste gebeurtenissen. Door de statusweergave op tijd, geld en kwaliteit is in één oogopslag duidelijk wat het effect van een gerapporteerde ongewenste gebeurtenis is. Tevens voorkomt de simpele structuur dat er micro-afwijkingen gerapporteerd worden, wat uiteindelijk tijdwinst oplevert.